Datenschutzhinweise für Geschäftspartner*innen

Für unsere Interessent*innen, Kund*innen und Lieferant*innen stellen wir die folgenden detaillierten Informationen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 13 DSGVO zur Verfügung.

Verantwortliche

Tallence AG
Neue Gröningerstr. 13
20457 Hamburg
info@tallence.com
+49 40 36 09 35 100

Datenschutzbeauftragter
Stefan Köster eConsulting
Stefan Köster
Op de Elg 13a
22393 Hamburg
stefan@koester-eConsulting.com
https://www.koester-eConsulting.com

In der Regel verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit. b) DSGVO) mit dem Unternehmen, für das Sie tätig sind. Ebenso kann die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung die Verarbeitung Ihrer Daten notwendig machen (Art 6 Abs 1 lit. c) DSGVO).

Dafür erheben wir üblicherweise folgende Daten: Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefon-/Mobilfunknummer der Ansprechpartner*innen und Beteiligten sowie weitere Informationen, die für den Auftrag notwendig sind.

Diese Daten benötigen wir, damit wir Sie als Geschäftspartner*innen identifizieren und mit Ihnen das Vertragsverhältnis abwickeln sowie Ihnen Aufträge zukommen lassen können.

In Einzelfällen (z. B. nachdem Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben) verarbeiten wir Ihre Daten auf Basis Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit. a) DSGVO) oder z. B. für spezifische Zusammenarbeit (berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO)).

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art 28 DSGVO) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nutzen wir unterschiedliche IT-Systeme, die wir teilweise selbst oder durch einen Dienstleister betreiben lassen.

Wir nutzen Microsoft 365 und Microsoft Teams zur Durchführung unserer üblichen Bürokommunikation sowie für Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen, werden wir Ihnen das vor Beginn mitteilen und – soweit erforderlich – um eine mündliche Zustimmung bitten. Sollten Sie eine Aufzeichnung nicht wünschen, können Sie das Online-Meeting verlassen.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Microsoft 365 und Microsoft Teams sind ein Service der Microsoft Ireland Operations, Ltd. Dafür haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter geschlossen.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummer, Ort, …
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. In diesem Fall werden, die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Sollte keine vertragliche Beziehung zu Ihnen bestehen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings

Wir nutzen DATEV sowie einen Steuerberater zur Umsetzung unserer kaufmännischen Buchführungspflicht.

DATEV ist ein Service der DATEV eG, Paumgartnerstr. 6 - 14, 90429 Nürnberg. Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter geschlossen.

Wir nutzen CleverReach zur effizienten Durchführung unserer Marketingaktivitäten sowie zum Versand unseres regelmäßigen Newsletters.

Der Versand der Newsletter erfolgt mittels des Versanddienstleisters „CleverReach“, einer Newsletterversandplattform des CleverReach GmbH & Co. KG, //CRASH Building, Schafjückenweg 2, 26180 Rastede.

Auswertung von Öffnungs- und Klickverhalten

Teilweise werden wir eine Auswertung des Öffnungs- und Klickverhaltens der versandten Newsletter vornehmen. Rechtsgrundlage ist hier die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser Interesse ist das Anbieten von besseren und passgenauen Informationen für die Newsletter-Empfänger.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).

Wir nutzen verschiedene Programme und Lösungen zur Durchführung von Projekten im Rahmen der Vertragserfüllung. Die genutzten Systeme ergeben sich in der Regel aus der Leistungsbeschreibung im Hauptvertrag.

Diese IT-Lösungen betreiben wir selbst in einem externen Rechenzentrum (z. B. Amazon Web Services). Wir haben jeweils einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Anbietern geschlossen.

Sollte keine vertragliche Beziehung zu Ihnen bestehen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse in der effizienten Kommunikation sowie der Vertragsanbahnung.

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt in der Regel nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben.

In einzelnen Fällen können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) verarbeitet werden. In diesem Fall weisen wir im Abschnitt Empfänger explizit darauf hin und stellen sicher, dass nur Anbieter eingesetzt werden, für die ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission oder angemessene Garantien laut DSGVO vorliegen.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der oben genannten Zwecke oder geltender Rechtsvorschriften sowie der Pflege unserer Beziehung zu Ihnen erforderlich ist.

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren (die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, nach Ablauf des Vertrages) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

Wenn Sie sich von unserem Newsletter abgemeldet haben, löschen wir Ihre Daten in CleverReach automatisch.

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten
• Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung (nur noch Speicherung möglich)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerruf Ihrer gegebenen Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Diese Rechte können Sie jederzeit formlos und ohne Angabe von Gründen per E-Mail an datenschutz@tallence.com einfordern.

Wir nutzen keine Systeme zur automatisierten Entscheidungsfindung oder für Profiling.

Weiterführende Informationen finden Sie auch in unseren Datenschutzhinweisen zum Betrieb unserer Webpräsenz: https://www.tallence.com/datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.